広告実務者の裏技を紹介。
広告の実施について意思決定し、外部企業とのやり取りを経て、お金を支払う算段もついた。
いざ実施…となる訳ですが、「できたものを管理する」という仕事があります。
大きくいうと管理する対象物は２つあり、
「納品物・成果物の管理」と、「付随する物の管理」があります。
それぞれ、具体的にどのようなものがあるか、いくつかの例を挙げて紹介します。
広告実施で「できたものを管理」する という仕事
大きく２つの管理対象物があります。１つは「納品物・成果物」でそのまま実績データに繋がるものもあります。もう１つは、「付随するもの、関連する物の管理」があります。主に、外部取引に関連する物です。
納品物・成果物の管理
(1)媒体
・出稿データ（日にちや時間等のレポ―ト）
・取引単価、条件、総額など
(2)内容
・データ
・プリントアウトした紙焼き
・集録したメディア
・コード（テレビやラジオ等にある素材毎のコード）
・取引条件、費用内訳
(3)販促品
・納品物
・在庫
・什器や、設備機器
２．業務に関連する物
・取引に伴う基本契約書
・個別契約書
・提案書や企画書、制作前に共有された諸資料
・送付時の伝票控え
・販促品のサンプルや見本
・販促品の在庫や什器、機器などの保管場所
上記のようにまとめると案外少ない印象がありますが、
媒体別、素材別に雪だるま式に増えていきます。
また、管理する物は、無形と有形でも分かれます。
無形はまだしも、有形の物が増えていくと……
年度末の棚卸管理も、大変になりますので
「管理の仕組み」を作るのがまず求められます。
広告実務者の裏技を紹介
広告実施で「できたものを管理する」という仕事があります。
特徴としては、
・完全デスクワークと思いきや、他の部門と比べて“物”が多くなりがちです。サンプル品等も少なくありませんので、公私混同にならないよう注意が必要です。
・データ類も、画像や動画データなど大容量の物が多いのが特徴です。共有データにして、誰でも確認できる状態にすると共に、データの破損や管理ミスでの紛失を防ぐよう注意が必要です。
・メディアに出稿した場合など、目で全体が見えるような納品物は無く、メディアによっては、アクチュアルデータ等や、出稿状態を表で示した資料で代替します。
・曖昧化し易い取引先とのトラブルを避けるために、基本／個別契約書の保管や、直近での発送伝票などの控えなども押さえておくことも。
自分の物なのか、業務上の物なのか
分からなくならないよう、注意していきましょう。
個人的な経験では、
アドトラック数台を自社資産として抱えて管理したこともあります。
あれは、めんどくさかった・・・・・・。
